Sped Fiscal,
chamado também de EFD (Escrituração Fiscal Digital), é o nome dado ao processo de escrituração digital da Receita Federal.
Com ele, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais recebem dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
É o meio pelo qual as empresas simplificam e facilitam a entrega da documentação necessária para o fisco e elimina a necessidade de ter documentos em papéis, o que garante a fiscalização para o governo e reduz a burocracia para a entrega desses documentos.
A Escrituração Digital funciona da seguinte forma: a empresa envia mensalmente um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse do fisco estadual e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
O SPED Fiscal é entregue no formato de um arquivo digital (em texto), que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo próprio SPED. Após essa verificação, o arquivo digital precisa ser assinado, utilizando uma certificação emitida por uma entidade credenciada.
As informações que pertencem ao SPED Fiscal se referem a:
Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICMS);
Apuração de impostos;
Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores;
Informações adicionais;
Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e o que saiu;
Estoque / inventário;
CIAP – Controle de Crédito de ICMS (Ex: quais foram os equipamentos utilizados para produção que geraram crédito para sua empresa?);
Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, usinas).
Como funciona o SPED Fiscal?
A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve fazê-lo mensalmente. Para tanto, ela deverá extrair e submeter as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED através do site da Receita Federal do Brasil
Após ser validado pelo PVA, a legislação obriga que esse arquivo seja assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED da Receita Federal. Essa assinatura deve ser feita por meio de um certificado digital(e-CNPJ), emitido por uma autoridade certificadora credenciada.
Quais são os principais problemas que podem acontecer na entrega do SPED Fiscal?
Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas empresas é a incoerência entre os valores declarados nas NF-e e no SPED Fiscal, que pode ocorrer devido à desatenção de um colaborador ao alimentar o sistema ou até mesmo a parametrização errada do software de gestão utilizada para a validação dos dados.
Diante dessas ocorrências, adverte-se que é fundamental que as empresas tenham bastante cuidado com a gestão de estoque e cadastro dos produtos, principalmente no que se refere aos códigos e as unidades de medidas utilizadas, sejam elas para comercialização ou gestão dos inventários.
Quais os principais erros?
Para muitos, o sistema do SPED Fiscal é considerado complexo e muitos erros acabam acontecendo. Os principais deles, de acordo com o próprio site do SPED, são:
Campos obrigatórios não informados
O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração
Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa
O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado
CST possui equívocos
Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”
PIS e Cofins não configurados nos afretamentos
Entre outros.
Veja abaixo alguns problemas e como evitar:
* A falta de Notas Fiscais emitidas contra o CNPJ na escrituração do SPED.
Normalmente, o contador recebe de seus clientes todas as notas geradas em suas vendas. Contudo, grande parte dos contadores têm problemas quanto ao recebimento das notas emitidas contra uma empresa. Ou seja, aquelas relacionadas às compras que o cliente faz de insumos e produtos.
Como evitar esse problema?
Garanta o recebimento no prazo certo das notas emitidas pelos fornecedores do cliente em formato digital. Aproveite e assegure também uma armazenagem segura desses arquivos por cinco anos fiscais, que é o prazo que a Receita Federal tem para auditar o SPED.
Você também pode procurar por softwares específicos para a resolução deste problema. Existem muitos no mercado.
* A escrituração de Notas com erros na emissão (CFOP, CST e impostos por produto)
Muitas vezes, a pessoa responsável por emitir Notas nas empresas não tem preparo na área fiscal. Ou seja, ela não entende quais são as codificações e tabelas relacionadas ao tipo de operação, à substituição tributária e à apuração dos impostos de cada produto. Os sistemas de ERP também podem conter erros de cálculo e parametrização que acarretam no comprometimento de todo o processo.
Como evitar esse problema?
Analisar toda essa complexidade a olho nu é impossível. A melhor prática seria utilizar sistemas de pré-auditoria que identifiquem esses erros e apontem as correções necessárias. Cerca dos 75% dos erros identificados no Validador da Receita Federal e na auditoria posterior estão relacionados ao não escrutínio das NF-e.
Entendidos os erros, outra prática ideal é dar o feedback ao cliente daquilo que está errado na emissão das Notas.
* Informações inexatas no Cadastro de Terceiros e Clientes e a comercialização
O Cadastro de Terceiros (Fornecedores e Clientes) também é colocado no SPED e normalmente advém de informações antigas, datadas do dia em que um elemento foi inserido no sistema de processamento do contador. Algumas são dotadas de uma dinâmica quanto à sua atualização: endereços, QSA e outros componentes. Informar no SPED um Cadastro de Terceiros com endereços desatualizados é certeza de que tais erros computarão no sistema de auditoria da Receita e gerarão multas relacionadas a tal.
Que informações devem constar na EFD e qual o prazo para envio do arquivo?
As informações que deve, estar contidas na EFD (Escrituração Fiscal Digital) estão detalhadas conforme o Manual Sped Fiscal. A apuração correta dos tributos devidos é feita segundo estas informações. Além disso, existem outras informações de importância para a Receita Federal e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Segundo o manual Sped Fiscal, o arquivo digital da Escrituração Fiscal Digital deve ser encaminhado até o quinto dia útil do mês subsequente logo após o final do mês da apuração, e a sua recepção ocasionará na identificação da veracidade e autenticidade dos dados informados, e na homologação dos impostos executada pelo contribuinte. As informações são as seguintes:
referentes às entradas e saídas de mercadorias e os serviços realizados e tomados;
quantidade, descrição e preço dos produtos, insumos, produtos intermediários, utensílio para embalagens, produtos manufaturados ou sendo fabricados, em posse ou que pertence ao empreendimento do declarante ou em poder de terceiros;
que refletem nos inventários contábeis e físicos e nas questões tributárias de atribuição dos entres pactuados ou outras que apresentam importância para as administrações de tributos.
Os prazos previstos podem variar conforme a administração tributária do estado do contribuinte. Caso ocorra a perda do prazo, o arquivo original pode ser enviado, porém a entrega passa a ser apontada como atrasada, submetendo-se às penalidade cabíveis.
Quais livros devem ser escriturados por meio da EFD?
No arquivo digital da EFD devem ser escriturados os seguintes livros:
registro de entrada de mercadorias;
registro de saída de mercadorias;
registro de inventário;
registro de apuração do IPI;
registro de apuração do ICMS;
CIAP (Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente);
livro registro de controle da produção e do estoque.
Quais são os blocos do Sped Fiscal?
O Sped Fiscal se divide em alguns blocos, para facilitar o preenchimento e bem como a análise dos órgãos fiscalizadores. Veja quais são eles:
Bloco 0: abertura, identificação e referências;
Bloco C: documentos fiscais I — mercadorias (ICMS/IPI);
Bloco D: documentos fiscais II — serviços (ICMS);
Bloco E: apuração do ICMS e do IPI;
Bloco G: CIAP;
Bloco H: inventário físico;
Bloco K: controle da produção e do estoque;
Bloco 1: outras informações;
Bloco 9: Controle e encerramento do arquivo digital.
A sequência de preenchimento deve ser exatamente essa, cada bloco com seus registros. Esses registros são formados por campos apresentados em sequência, do menor para o maior (ordem ascendente). Incluindo todos os blocos, o primeiro registro é o 0000, e o último é o 9999. O primeiro algarismo de cada registro se refere ao bloco.
Os registros obrigatórios devem aparecer sempre; outros somente quando há informações a declarar (por exemplo, quando não existirem informações no quadro “Dados Adicionais da Nota Fiscal”, o Registro C110 não precisa aparecer).
Quais documentos é preciso ficar atento?
As informações fiscais originam-se de documentos relacionados a operações que criam débitos de ICMS, IPI ou ISS, por isso é essencial ter muito cuidados e atenção com alguns documentos, como:
nota fiscal;
nota fiscal de venda ao consumidor;
cupom fiscal e reduções Z;
conhecimento de transporte;
nota fiscal de prestação de serviço;
fatura de energia elétrica.
Qual é o passo a passo para a geração da EFD?
No momento de gerar a Escritura Fiscal digital é preciso que você siga alguns passos. Apenas assim será possível ter êxito no momento da escrituração. Veja:
criação do arquivo;
importação do arquivo;
validação do conteúdo;
geração do documento para entrega;
assinatura digital;
transferência do arquivo por meio do site da Receita Federal;
recebimento dos arquivos pelo ambiente nacional;
encaminhamento dos arquivos para os estados onde o contribuinte se localiza.
A empresa declarante é a responsável pela geração do arquivo, que deve ser realizado do período estabelecido em lei. Para isso, é necessário que ela extraia e submeta as informações ao PVA, que é concedido pelo Sped, no sítio da Receita.
Segundo a lei, após a validação pelo PVA, esse arquivo deve ser assinado de forma digital e transferido, por intermédio da internet, ao ambiente Sped. Além disso, a assinatura deve ser feita por uma certificação digital, que deve ser expedida por meio de uma certificadora credenciada.
Quais erros podem acontecer no momento da escrituração?
Assim como qualquer mudança, com esse novo sistema não é diferente. No início pode ser um pouco complicado preencher o Sped Fiscal, portanto, é preciso tomar muito cuidado no momento do preenchimento para evitar falhas. Os principais erros que podem acontecer são:
falta de informação nos campos obrigatórios;
cadastro de contador diferente do que foi responsável pelo período de apuração;
ausência de ajustamento nas configurações da empresa do regime de avaliação de PIS/Cofins;
nota de entrada com informações inválidas;
falta de informação das notas de serviço;
chave do NCM do item da notas fiscais estarem diferentes do informado no cadastro de produtos;
as apurações não serem criadas no validador e muitos outros.
Como incidem o ICMS e o IPI?
O ICMS incide sobre toda operação que envolve circulação de mercadorias e serviços específicos de transporte, bem como serviços de comunicação. O valor varia de acordo com cada estado.
Já o IPI incide sobre produtos que sofreram processos de transformação ou beneficiamento e produtos importados, assim, ele incide sobre indústrias e empresas equiparadas a indústrias (caso das empresas que praticam importação). Ele é calculado sobre o valor das mercadorias que são despachadas (nota fiscal de saída).
O imposto varia conforme o tipo de produto e sua alíquota de acordo com a importância dele (produtos menos importantes, como por exemplo cigarros e bebidas, têm alíquota mais alta que produtos como alimentos).
Assim, a fórmula para calcular IPI é: base de cálculo x alíquota / 100, sendo a base de cálculo a soma do valor do produto + frete + seguro + outras despesas.
Caso o produto seja vendido diretamente para o consumidor final, o IPI integra a base de cálculo do ICMS.
Para empresas do Simples, ICMS e IPI são pagos, com os outros tributos, por meio da guia DAS.
Como diferenciar as notas fiscais de entrada e saída?
Existe uma grande diferença entre as notas fiscais de entrada e notas fiscais de saída, e é interessante que você saiba a diferença entre elas.
A nota fiscal de entrada é emitida pelos fornecedores quando o produto entra na empresa contribuinte, sendo modelo 1 ou 1-A ou NF-e. As informações que constam nessa nota são de suma importância para o negócio, pois elas ajudam no controle do estoque, no gerenciamento da produção e na projeção financeira e contábil.
Nota fiscal de saída é emitida quando a empresa vende produto ou presta serviço a algum cliente. Nesse caso, são preenchidos dados como por exemplo item que foi negociado; sua quantidade; valor total; impostos; NCM; informações sobre a entrega; classificação fiscal da operação segundo o regime tributário da empresa e o que a lei determina sobre ICMS e substituição tributária (ST).
Todas as notas são lançadas no livro de registros, sendo que o livro de entradas apresenta campos destinados ao IPI e ICMS da compra de produtos.
Você sabe o que significa o registro 0200?
Esse registro do bloco 0 tem a finalidade de informar produtos, serviços e outros itens relacionados às transações fiscais, à movimentação dos estoques durante o ciclo de produção, bem como os insumos da empresa contribuinte.
Só devem ser referenciados itens que apareceram em outros blocos. Assim, o código do produto/serviço deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada de mercadorias e em qualquer outra informação que for prestada ao fisco.
Alguns campos do registro 0200
No campo 01, coloca-se o número do registro (0200). Nos campos 02 e 03, são colocados o código do item e sua descrição respectivamente. No campo 04, informam-se os códigos de barras dos produtos caso existam: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14.
O campo 07 identifica o tipo de item, conforme a tabela:
01 (matéria-prima);
02 (embalagem);
03 (produto em processo);
04 (produto acabado);
05 (subproduto);
06 (produto intermediário);
07 (material de uso e consumo);
08 (ativo imobilizado);
09 (serviços);
10 (outros insumos);
99 (outras).
O campo 08 contém o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é alvo de muitos erros no preenchimento. Não existe NCM para serviços, nem para os tipos de item 07, 08, 09, 10 e 99.
No campo 11, deve-se informar o código de serviços. O campo 12 é preenchido com a alíquota correta de ICMS.
Como adaptar sua empresa ao Sped Fiscal?
Além de tudo que já foi informado neste texto, conserve sempre seus documentos bem organizados. É primordial, até mesmo porque está estabelecido em lei, que você mantenha a escrituração e os documentos digitais por um prazo de pelo menos 5 anos. Além disso, é interessante que você tenha cópias digitais de segurança de todos os arquivos produzidos.
Portanto, avalie o sistema de gestão, o provedor de acesso à internet e os bancos de dados utilizados por sua empresa e veja se estão adaptados a esse novo processo. Além disso, consulte sempre o Manual do Sped Fiscal para se orientar melhor.
Também é de suma importância que o empresário conte com a ajuda de um profissional especializado, pois ele é a melhor pessoa para orientar, capacitar os envolvidos, criar rotinas e estratégias para evitar que ocorram falhas na execução do procedimento.